A pályázatírás folyamata

– első lépés: a kapcsolatfelvétel

Az első személyes megbeszéléskor a pályázat tanácsadó bemutatja a képviselt céget, majd rátér az aktuálisan elérhető uniós pályázatokra és ezeknek a beadási feltételeiről is szó esik. Még a pályázatírás folyamata előtt zajlik le a pályázati audit és a pályázati tanácsadás, amit általában egy pályázatírás ajánlattal zárunk. Ennek következménye, hogy összefoglaló anyag készül a pályázati lehetőségekről. A megegyezés után megtörténik a kapcsolatfelvétel, azután pedig a pályázati tanácsadók felmérik az adott vállalkozás/szervezet szükségleteit és megállapítják, hogy mik képezik annak igényeit. Ennek azért kell megtörténnie, hogy megállapítsák, milyen szakemberre van szükség, és hogy a pályázat minden gond nélkül megvalósulhasson a pályázatírás folyamata után.

A pályázatírás folyamata – a lényeg: a pályázat összeállítása

A pályázatírás folyamata során lényeges a teljes, minden részletre kitérő információszerzés, az eljárás szabályos, precíz ismerete és pályázat változásainak figyelése. A pályázatírás célja, hogy a legapróbb részletekig belemenjünk a vállalatok belső szervezetébe, meglássuk az intézmény szükségleteit, és hogy a cégek minél több anyagi támogatáshoz jussanak, új pályázati forrásokat ismerjenek meg. Fontos, hogy a cégek megfelelő anyagi háttérrel rendelkezzenek, ami biztosítja az utófinanszírozásból adódó nehézségek kiküszöbölését.

A pályázatírás folyamata során pályázatíró cég alkalmazása amellett, hogy megkönnyíti, le is rövidíti a pályázatírás folyamatát. A pályázatírók munkája például az adatok, dokumentumok beszerzése, érvényesítése stb. A pályázat elkészítése (pályázatírás) már egy korábban elgondolt projektnek az adott társaság szerkezeti követelményeihez igazított megfogalmazása. A pályázat akkor jön létre, amikor már van kidolgozott tervünk. Nem ajánlatos összekeverni a sorrendet a pályázatírás folyamata során: az információgyűjtés után rendszerezzük a pályázati adatlapokat, sablonokat és segédleteket.

A pályázatírás keretében minden előírt dokumentumot el kell készíteni és csatolni kell a pályázati anyaghoz. A pályázati űrlap célja, hogy teljes, lényegre törő képet adjon a pályázóról. Mielőtt nekiállnánk a kitöltésnek, meg kell győződnünk arról, hogy minden pályázati követelménnyel tisztában vagyunk, ismerjük és értelmezni tudjuk a pályázatírás szempontjait. Abban az esetben, ha figyelmetlenek voltunk, és helytelenül adtuk be a pályázatot, el fogják utasítani a kérelmünket, amin javíthatunk, ha elérhetővé teszik számunka a hiánypótlást. Ez szintén elkerülhető pályázatírás területén tapasztalt szakember bevonásával.

A pályázatírás fő dokumentuma: a pályázati űrlap

A pályázati űrlap a legtöbb esetben ezeket a pontokat tartalmazza:

adatok (projekt cím és adatai, a pályázó elérhetőségei),Az uniós pályázatírás folyamata
projektleírás (folyamat leírása),
a program összefoglalása, célja, eredménye, partnerek feladatai
ütemezési terv pontjai alapján való értékelés, követés
eredmények átvizsgálása
feladatok beütemezése a felelősök leírásával
dokumentációk, nyilatkozatok és igazolások
Ha a kitöltés során komplikáció lépne fel, figyelembe kell vennünk a segédletet, amely nagy segítség a pályázatírás folyamata során. Meg kell bizonyosodnunk arról, hogy az általunk beadott pályázati űrlap minden kritériumnak megfelel, érthető, lényegre törő. Figyelnünk kell arra, hogy minden információt átadtunk minden elvárásnak megfelelően. A dokumentumok csatolásakor ügyelnünk kell a kért formátumhoz (CD, DVD), ha ez nem valósul meg akkor akár el is utasíthatják a pályázatunkat. Mindig különös figyelmet szenteljünk az adathordozók sértetlenségének!

A pályázatírás sikerének próbája: elbírálás

A pályázat beadása után levelet kap a pályázó szervezet illetve vállalat, hogy a pályázatot befogadták. Ellenőrzik a levél tartalmát, érvényességét, helyességét, majd ha valami hiányosan szerepel a tenderben, hiánypótlásra szólítja fel a pályázó intézményt, amelynek elvégzése a pályázatírás részét képezi. A pályázatok megérkezését követően átesnek egy rostán. Ha valamilyen elvárásnak nem felel meg a pályázati anyag, akkor megkérik a pályázót, hogy mihamarabb adja be a hiányzó dokumentumot, adatot. Több alkalommal is kérhetnek be adatot hiánypótlásra hivatkozva, vagy egyáltalán nem is engedélyezik a hiánypótlással való utólagos adatbeküldést. Utóbbi esetben a pályázatírás folyamata során rendkívül precízen kell eljárnia a pályázatírónak, hiszen csak egy lehetőség van a sikerre.
A támogatók (több személy is lehet) a pályázatírás eredményeként létrejött pályázatot egyenként bírálják el többféle szempont szerint, pontszámokkal. Ilyen szempont például a formai tartalom, dokumentációk érvényessége, hitelessége. Ezeket a pontszámokat figyelembe véve értékelik a pályázatot, majd döntik el annak sorsát. Amennyiben a pályázatírás folyamata során minden részletre figyelt a pályázatíró, akkor joggal reménykedhet a pályázó sikerében.

A pályázatról születő döntést számtalan körülmény befolyásolhatja, amelyekre a pályázatírás folyamata során is figyelemmel kell lenni. Például ha a pályázati kiírás kritériumainak nem felel meg, visszautasítják azt. Azoknak a pályázatoknak az esetében, amelyeket az állami költségvetésből finanszíroznak, a pályázó fél panaszt tehet a határozat kapcsán, azonban eltérő pályázatoknál erre nincs lehetőség, ami jelentősen felértékeli a pályázatírásba fektetett energia fontosságát.

A pályázatról szóló határozat az igényelt forrás egy részét is megítélheti, ami valamennyivel kedvezőbb döntés. Ilyenkor a pályázatíróval közösen át kell gondolni, hogy a program teljes egésze vagy csak egy része valósítható meg a pályázati támogatásból és az önerőből. A pályázat elbírálásakor módosíthatják a költségvetés arányát, ami a megítélt támogatás mértékét határozza meg. Általában csökken a kötelezettség, ha részben ítélik meg a támogatást, ami kompenzálja a pályázati támogatás csökkenését. Jellemzően a költségvetés tételeit nagyobb összegre emelik, így nagyobb az esélye annak, hogy csak a részben támogatott pályázatot is sikeresen meg lehet valósítani. Természetesen az a legoptimálisabb helyzet, ha a pályázatírás folyamata során kalkulált támogatás teljes összegét megítéli a kiíró.
Az eredményes pályázatírás legfontosabb ismérve a hatékonyság. Céljaink megvalósítása érdekében ki kell elemezni a pályázó szervezeti struktúráját, valamint a munkavállalók készségeit. Előfordulhat, hogy a hatékonyabb pályázatírás érdekében bizonyos területeken akár be is kell avatkozni, amennyiben ez fontos szempont is lehet az elbírálás során. Ha egy vállalat vagy szervezet régóta jól működik, nagyobb eséllyel adhat be sikeres pályázatot, így a pályázatírás feladatai is egyszerűsödnek.

A pályázatírás folyamata után: elszámolási kötelezettségek
A pályázónak el kell számolnia a támogatás felhasználásának részleteiről, amely tevékenységeket pályázati projektmenedzsmentnek nevezünk.

A beszámolónak igazolnia kell:
a pályázatírás folyamata során vállalt szakmai tartalom megvalósulását, a végcél létrejöttét
az eszközbeszerzés költségének, valamint személyi- és felhasználási kiadások elszámolását
A beszámolónak tartalmaznia kell még (eltérő lehet):
pályázó adatai
eszközbeszerzés tételei és költségei
személyi kiadások
kiegyenlített számlák összesítője:
számlaszám
tulajdonos adatai
keltezés
számla kiegyenlítésének határideje
termékek fogyasztói és áfa mentes értéke
szolgáltatás és/vagy eszközök szövegszerű leírása
helyettesítő és összesítő dokumentumok
A pályázónak kötelessége hivatalosan kezelni a beszámoló dokumentumait, amelyre már a pályázatírás folyamata során érdemes felkészülni, hiszen akkor is keletkeznek fontos előkészítő dokumentumok. Azok a számlák, amelyek a támogatási időszak után lettek keltezve, nem kerülhetnek kifizetésre, ezért ezek tervezésére különösen nagy hangsúlyt kell fektetni a pályázatírás során.

Fenntartási időszak: ellenőrzés
A sikeres pályázatírás eredményeként nyertes pályázat kapcsán támogatási szerződés készül a közvetítő szervezet és a kedvezményezett között, melynek alapján a kedvezményezettnek feladata a támogatás forrásainak ütemezését megfelelően tartani a pályáztató részére és a megvalósulás érdekében. Az a személy vizsgálhatja meg a támogatási szerződéseket, aki ebben kompetens, de amennyiben tapasztalt pályázatíróval működtünk együtt a pályázatírás folyamata során, reménykedve nézhetünk az ellenőrzések elé, hiszen nem vállaltunk olyasmit a pályázatban, amit aztán nem tudunk teljesíteni.

A minden pályázathoz kapcsolódó dokumentum átvizsgálása után kerülhet sor a helyszíni ellenőrzésre, amikor a projekt megvalósításában résztvevőket is meghallgatják. A pályázati támogatás tárgyidőszakának megvalósulása után is történhet ellenőrzés, amennyiben korábban a kedvezményezett hibájából nem került sor az ellenőrzésre korábban (a kedvezményezett nem biztosította a feltételeket, akadályozta az ellenőrzést, visszatartotta a kellő információkat).
A pályázatírással kezdődő folyamat sikeres lezárására (a projekt zárásának elfogadásra) akkor kerülhet sor, ha a beszámolót benyújtották, és az tartalmaz egy szakmai értékelést, amely a pályázat megvalósulásának céljairól szól. Amennyiben ez hiányos, a támogató hiánypótlásra szólíthatja fel a pályázót, akinek be kell nyújtania a hiányzó dokumentumokat.

Abban az esetben, ha a kedvezményezett elhalasztja a hiánypótlást, akkor a támogatott összeg visszafizetésére kötelezhetik, vagy szankciókat indíthat vele szemben a közvetítő szerv. Az elszámolást minden formai és nyelvi helyességnek megfelelően kell elkészíteni, hogy alkalmas legyen az ellenőrzésre, így a pályázati audittal kezdődő, pályázati tanácsadással és a pályázatírás feladataival folytatódó és fizikai megvalósulással záródó fejlesztési projekt sikeresen lezárható.