NE ESS PÁNIKBA: TIPPEK ÉS TRÜKKÖK PÁLYÁZATÍRÁSHOZ…

REND A LELKE MINDENNEK!

A rendszerezettség rendkívül fontos minden tekintetben.

• A munka elején ki kell jelölni a rend kidolgozóját és őrét, azaz a pályázatírás felelősét (koordinátorát). Ő alakítja ki az adminisztráció rendjét (természetesen a szervezet általános szabályainak betartásával). Mind az elektronikus, mind a papír alapú dokumentációt elkülönítve, mappákba/dossziékba rendezve szükséges tárolni (ügyeljünk az illetéktelen hozzáférés megakadályozására is, pl. jelszavas védelemmel).
• Dolgozzunk ki egy fájlnévadási konvenciót: fontos, hogy követhető legyen az egyes dokumentumok fejlesztése, legyen benne a fájlnévben az utolsó módosító monogramja, és ha szükséges, óra, perc pontossággal a verzió lezárásának időpontja.
• Használjunk űrlapokat, ahol lehet (pl. az emlékeztetők elkészítéséhez), gyorsítja a munkát, könnyen áttekinthetővé teszi a lényeget.
• Melegen ajánlott a laptop és a pendrive használata, minden megbeszélésen legyen a pályázatfelelősnél a teljes anyag elektronikus formában.
• A teljes anyagot mentsük el biztonsági másolatban legalább néhány naponta minimum két különböző helyre.
• A pályázatfelelős rögtön az elején tájékoztassa a szabályokról a kollégákat, mindig lehessen tőle kérdezni (legyen elérhető), ha szükséges, szabályozza a még nem szabályozott kérdéseket. Mindig mindenre legyen a lehető leggyorsabban határozott válasza, és érje el, hogy nem csak ő, de a munkatársai se essenek pánikba. (Ehhez időnként nem árt sok türelem és némi pszichológusi véna.)

KELL EGY CSAPAT!

A pályázatok körül jó esetben nem egy ember bábáskodik, legalábbis a kicsit is bonyolultabb, összetettebb pályázatok esetében.

• A pályázatkészítésbe általában szükséges belevonni olyan (külsős vagy belsős) munkatársakat, akik jártasak a következő területeken: érintett szakterületek, projekttervezés és –menedzsment, pénzügy-számvitel, közbeszerzés (egy ember természetesen több területhez is érthet). Előfordulhat, hogy a különböző szakemberek csak ellenőrzik a pályázat tartalmát a saját területükön, de ténylegesen nem vesznek részt a kidolgozásban (pl. a pályázatfelelős tervezi a költségvetést, nem a pénzügyi vezető, de neki is jóvá kell hagynia).
• Mindenképpen szükséges a korábban már említett egyszemélyi felelős kijelölése, különben a pályázat nem készül el.
• Ugyanakkor már az elején szükséges tisztázni, kitől mi várható, kérhető, a csapat tagjainak pedig be kell tartani a pályázatfelelős által kidolgozott és közösen (vagy a vezető által) elfogadott szabályokat.

Vezessük egy táblázatban, ki mikor (nem) elérhető a pályázatírás időszakában (szabadság, kiküldetés).

TERVEZZÜK A TERVEZÉST!

A rendszerezettséghez szorosan kapcsolódik, hogy a csapat és a szabályok felállítása után rögtön készítsünk pályázati munka- és ütemtervet. Ebben azt tervezzük meg, hogy a pályázati adatlapot és a beadandó mellékleteket milyen határidőre és ki fogja elkészíteni.
 

• A pályázati adatlap, megvalósíthatósági tanulmány elkészítését akár pontokra is bonthatjuk, ha szükséges.
• Érdemes Gantt-diagram formájában elkészíteni, a felelősök mellett a közreműködőket is célszerű feltüntetni.
• Kerüljenek bele a műhelymunkák, a partnerekkel történő online (használjuk az internetes telefonos és videokonferencia lehetőségeket) vagy személyes egyeztetések is.
• Az ütemezést hátulról visszafelé végezzük, azaz a benyújtás határideje határozza meg a dokumentumok egymásra épülésének figyelembevételével (pl. a tevékenységütemezés elkészítése meg kell, hogy előzze a cash flow tábla elkészítését) az egyes dokumentumok elkészítésének határidejét.
• Készítsünk ellenőrző listákat a benyújtandó pályázati csomag és, ha szükséges, az egyes dokumentumok tartalmának, megfelelőségének ellenőrzéséhez!

TUDJUK, MIT AKARUNK ELÉRNI!

A pályázat megírása sohasem a pályázati űrlap pontjainak felmenő számsorrendben való kitöltését jelenti.

• Előbb tervezzük meg a fejlesztés tartalmát (célok, tevékenységek) és az eredményeket, illetve a sikerességet bizonyító mutatószámokat (indikátorok).
• Lényeges, hogy fejlesztési projektről, egyszerű eszközbeszerzésről vagy működési támogatásról van szó: mindegyik esetben más a feladat.
• A pályázati űrlap, kitöltő program a projekt tartalmára vonatkozó pontjait csak akkor értelmes kitölteni, ha a tartalom már összeállt (ne kitöltés közben tervezgessük át, mert önellentmondásba keveredünk, amiért lepontoznak a bírálat során).
• A vezérfonál mindig a saját háttérfájlokban összeállt tartalom legyen.