Miért érdemes pályázati tanácsadó szolgáltatását igénybe venni ?

Véget ért Magyarországon az első teljes 7 éves (2007-2013) Európai Uniós pályázati ciklus, és hamarosan pályázni lehet a 2014-2020 ciklus pályázataira.  Ha lezárul egy ciklus mindenképpen érdemes elemzést végezni, annak tapasztalatairól és tanulságairól, amelyeket fel lehet használni az új ciklus szervezésben. Ezt teszik a szakpolitikusok  is, ezt teszik a pályázatokkal fogalakozó szakemberek, és ezt kell tenni a pályázatok kedvezményezettjeinek is.

A pályázati piac minden szereplője megállapította, hogy az előző ciklus pályázatai túlzottan bürokratikusak voltak, rengeteg bonyolult adminisztrációt kellett elvégezni a pályázóknak, mind a pályázatok elkészítése során, mind a megvalósítási szakaszban, és maradt még adminisztrálni való a fenntartási szakaszban is.  Aki először szembesült ezzel a bonyolult adminisztrációval szinte a kedve ment el attól, hogy pályázati támogatást próbáljon igénybe venni.  Ezért a pályázók többsége pályázatíró szakemberekhez fordult, akik az elnyert támogatásra vetített néhány %  sikerdíjért szakszerűen elkészítették a pályázatokat, valamint a megvalósítás során és a fenntartási időszakban is végezték, végzik az adminisztrációt. Ezek a a többnyire mérnök, közgazdász esetleg jogász végzettségű szakemberek az évek alatt a sok különböző projekt pályázati menedzselése során hatalmas tapasztalatokra tettek szert, és szinte minden szituációban meg tudják találni a célravezető megoldást. (Minden projektnek van valamilyen egyedisége, nagyon kevés az olyan „iskolapélda” jellegű projekt amelyekre egyértelműen értelmezhetőek a pályázati felhívásokban és útmutatókban leírt szabályok)

A szakpolitikusok leszűrve az elő ciklus tapasztalatit , az új 2014-2020 ciklusban egyszerűsítéseket hajtanak végre mind a pályázati folyamatban, mind az intézmény rendszerben.  Többek között ilyen intézkedés lesz a 300 M Ft alatti projektek normatív elbírálása, illetve az állam által létrehozott ingyenes pályázati tanácsadó rendszer kiépítése.  Az intézkedések célja, hogy a pályázók egyszerűbben juthassanak pályázati támogatáshoz, amelyet természetesen a piaci alapon működő pályázati tanácsadók is támogatnak.

Az intézkedésekből első hallásra arra lehet következtetni, hogy az új ciklusban mindenki tanácsadó nélkül is könnyen boldogul, és ha megakad akkor igénybe veheti az ingyenes tanácsadást. Ez nagyon jól fog működni azoknál, akik jól tudnak projektet szervezni, van idejük és energiájuk hosszú útmutatókat átböngészni és megérteni, valamint maguk kívánnak időt szánni a projektek teljes körű menedzselésére.

Viszont a vállalkozók többsége elfoglalt, és a napi munkája mellett kevés ideje marad az útmutatók és a vonatkozó szabályok  részletes átböngészésre, és a saját egyedi projektjéhez történő értelmezésére. Az ilyen elfoglalt kevés idővel rendelkező pályázók részére nyújt nagy segítséget, ha a pályázatok menedzselését tapasztalt megbízható szakemberre bízza.

A pályázati folyamat nem a projekt adatlap kitöltésével kezdődik.  Ahhoz, hogy egy nyers projekt ötletből pályázat legyen hosszú többlépcsős folyamat vezet.  A tanácsadó már a projekt megtervezésében hathatós segítséget tud nyújtani.  Tervezés folyamán együtt gondolkodik a pályázóval, felhasználja korábbi tapasztalatait, és ismerve a pályázatok előírásait már olyan projekt tervet dolgoz ki, amely  megvalósítja a potenciális pályázó megálmodott ötletét, megkeresi hozzá az optimális támogatási konstrukciót, ha szükséges kompromisszumokat javasol, valamint egyéb finanszírozási lehetőségeket is felajánl a pályázónak.  Egy pályázati tanácsadó további előnye, hogy tapasztalatai alapján nem csak a pályázatban tud segítséget nyújtani, hanem szállítókat, tervezőket kivitelezőket javasol, lebonyolítja velük a döntés előkészítő tárgyalásokat, hogy a potenciális pályázó megalapozott döntést tudjon hozni, mielőtt a pályázatba belevág. A megalapozott döntés az alfája a sikeres pályázatnak.

A pályázatírás csak a fent leírt megalapozott döntés meghozatala után kezdődhet meg. Az ingyenes állami tanácsadó intézmény a státuszánál fogva csak ebben a fázisban tud segítséget nyújtani, ők nincsenek arra feljogosítva, hogy a döntés előkészítő folyamatban részt vegyenek, nem végezhetnek tárgyalásokat a pályázó képviseletében a lehetséges beszállítókkal, tervezőkkel kivitelezőkkel és egyéb külső szereplőivel a projektnek. Erre az előkészítő munkára kapacitásuk sincs, másrészt a protekcionizmus határát meghaladná, ha egy állami intézmény alkalmazottja tenne javaslatot pl. kivitelezőre vagy beszállítóra.  Bármilyen jó és felkészült  szakemberek dolgoznak az állami tanácsadó intézménynél, a státuszuk nem alkalmas arra, hogy a pályázó helyzetében gondolkozzanak és tegyenek javaslatokat, ezért ők segítséget nyújtani  csak a pályázatírás technikájában tudnak.

A pályázati tanácsadó bizalmi viszont épít ki ügyfelével, amelyre a normatív pályázatok esetén nagy szükség van.  A normatív pályázatok során viszonylag magas támogatási összegeket lehet nyerni, nagyon egyszerű adminisztrációval.  De tudni kell, hogy ez sem ingyen pénz.  A normatív pályázatoknál az útmutatók szigorúan fogják szabályozni, hogy a pályázásnak milyen feltételei vannak, és a pályázónak mit kell vállalnia (Svéd modell), az egyszerűsített pályázat gyakorlatilag abból áll, hogy a pályázó aláír egy nyilatkozatot, hogy ezeknek megfelel és vállalja az előírt feltételeket. Amennyiben rosszul értelmezte az útmutatóban szereplő szabályokat és aláírja a nyilatkozatot, és  végül még sem felel meg a feltételeknek és nem tudja teljesíteni a vállalásokat a támogatást nem kapja meg illetve a ha már egy részét vagy az egészet felvette vissza kell fizetni.   Ezzel a legnagyobb probléma, hogy csak a projekt végrehajtása után kerül megvizsgálásra, amikor már megtörtént a beruházás, és a szállítóknak kivitelezőknek fizetni kell.  Ezért ezeknél a normatív pályázatoknál a pályázati tanácsadó szerepe felértékelődik.  A pályázati tanácsadó ismeri és értelmezni tudja az útmutató szabályait, adaptálni tudja az adott vállalkozásra és projektre, és megtudja ítélni, hogy az adott pályázatnál ez mekkora kockázatot jelent. A vállalkozó pedig dönteni tud, hogy vállalja a kockázatot vagy biztonságosabbnak érzi, ha még sem veszi igénybe a támogatást.

Ha a projekt a megvalósítási szakaszba kerül, bizonyos adminisztrációk az egyszerűsített eljárás során sem kerülhetők el.  A szállítói- , vállalkozói szerződéseknek igazodni kell a pályázathoz, és az abban leírtaktól még akkor sem szabad szerződésmódosítás nélkül eltérni, ha ez mindkét szerződő fél részére előnyös.  A teljesítések igazolásától sem lehet eltekinteni, amelyeknek tükrözni kell egyrészt a projekt a pályázatban  elvártak szerinti megvalósulását, másrészt a vállalkozói szerződésben leírtakat.  A számlákon is kizárólag azok az információk szerepelhetnek, amik a pályázatban, és összhangban kell lenni, mind az egyéb dokumentumokkal, mind a vonatkozó jogszabályokkal, mind a pályázatban elvárt követelményekkel.

A kifizetési kérelmek elkészítésben ingyenesen segítséget nyújtanak az állami pályázati tanácsadók.  A tervek szerint a bemutatott elszámolásokat, és beszámolókat ők átnézik, ha nem megfelelő javaslatot tesznek a javításra, és benyújtás előtt ellen jegyzik.  Ez hathatós segítség azoknak, akik ezek elkészítésére időt szánnak és maguk készítik el.  De az állami intézmény a  státuszuknál fogva a pályázó helyett ezt  nem készítheti el, illetve a projekt megvalósítása során sincs rálátása és befolyása a folyamatokra.

A piaci tanácsadók át tudják vállalni a projektek menedzselést, és folyamatában tudnak ügyelni arra, hogy a projekt végrehajtása megfelelően történjen,  továbbá a fent leírt dokumentumokat el is készítik.

A tanácsadó szerepe a projekt végrehajtása után sem szűnik meg.  Folyamatosan ügyel arra, hogy a fenntartás is zökkenőmentesen kerüljön végrehajtásra., valamint a fenntartás során előírt dokumentumokat is elkészíti.

A pályázattok bármelyik életciklusában előfordulhat helyszíni ellenőrzés.  Természetesen egy előírásszerűen végrehajtott projekt esetén nem kell ezektől félni. De kérdés, hogy van-e olyan szakember aki ezeken az ellenőrzéseken képviselni tudja a pályázót az ellenőrökkel szemben.
Az állami pályázati tanácsadó intézmény alkalmazottja  ezt szintén a státuszánál fogva nem tudja megtenni. Egyrészt kapacitása sincs rá, másrészt pedig ő ugyannak a szervnek a része aki az ellenőrzést végzi. (Hasonló helyzet állna fel ha az ügyvédek is a bíróság alkalmazottjai lennének, ami elképzelhetetlen) 

A piaci tanácsadók a helyszíni ellenőrzések során a pályázót tudják képviselni,  a helyszíni ellenőrzést megelőzően elő tudják készíteni az ahhoz szükséges dokumentumokat, így azok gyorsabban zökkenő mentesen tudnak lebonyolítódni.

Összefoglalva megállapítható, hogy az új pályázati ciklus eljárásai egyszerűbbek lesznek, az állami tanácsadó intézmények ingyenes segítségével a pályázók ha akarják maguk is tudják kezelni pályázataikat, de aki nem kíván időt szánni rá, és hatékonyan biztonságosan akarja bonyolítani a projektjét, annak javasolt az egyszerűsítések  ellenére is, a projekt költségvetéshez mérten minimális összegért pályázati tanácsadót igénybe venni.  A szakemberre fordított összeg többszörösen megtérül, az optimálisabb finanszírozásban, valamint a gyorsabb gördülékenyebb és biztonságosabb ügyintézésben.