Hogyan írjunk eredményes EU-pályázatot?

Az Európai Unió (EU) fejlesztésre fordított támogatásainak jelentős része pályázati úton jut el a felhasználóihoz. Lehet szó város-, vidék- vagy vállalkozásfejlesztésről, oktatásról vagy kutatásról, az ilyen területen tevékenykedő intézményeknek a céljaik megvalósításához szükséges pénzért a pályázatokat kiíró hatóságokhoz kell fordulniuk.

A pályázatírás egyre fontosabb feladatuk lesz az önkormányzatoknak, iskoláknak, kutatóintézeteknek, kórházaknak és olyan szervezeteknek is, amelyek korábban nem is foglalkoztak ilyesmivel. Ha például egy pesti társasház lakói szeretnék felújíttatni az épület homlokzatát, fordulhatnak a város vagy kerület ilyen céllal létrehozott önkormányzati alapjához segítségért. Az alábbiakban következik néhány tanács azoknak, akik a terveiket pályázott pénz segítségével szeretnék megvalósítani.
A forrás
Mindenekelőtt ki kell deríteni, hogy van-e olyan támogatási program, alap, amelynek a célkitűzései megegyeznek a társaságunkéival. Ebben egyrészt a pályázatfigyelésre szakosodott lapok, portálok lehetnek a segítségünkre, másrészt a szakintézmények. A legtöbb minisztérium már rendelkezik európai uniós támogatásokkal foglalkozó szervezeti egységgel, illetve számos EU-információs központ nyújt ilyen tájékoztatást.
A projekt váza
Ha találtunk megfelelő forrást, végig kell gondolni, hogy mit akarunk elérni, milyen eszközökkel, milyen módszerekkel, kinek lesz az jó, stb. Ez a fajta elméleti alapozás első pillanatban fölöslegesnek tűnhet, ám amellett, hogy sosem árt elgondolkodni azon, hogy mit miért csinálunk (rájöhetünk, hogy nem is kell pályázni), ezek az alapkérdések és válaszok a pályamű elkészítése során is komoly szerepet kapnak.
Az uniós forrásokhoz beadott igénylések egyik kötelező alapeleme ugyanis az a "logikai keretmátrix", amelyben a pályázó levezeti, hogy a program viszonylag általánosan megfogalmazott célkitűzéseinek elérését az ő projektje milyen konkrét eredményekkel, azoknak milyen hatásain keresztül szolgálja. Az itt mellékelt keretmátrix-forma kitöltése elsőre nem mindig könnyű feladat, de érdemes megküzdeni vele (lásd a mellékletünket).
Néhány általános szabály
a pályázatíráshoz
Soha ne tévesszük szem elől, hogy a pályázatunk értékelését emberek végzik. Terveink tömör, célratörő, gyakorlatias megfogalmazása biztosan jobb hatást kelt, mint egy tudományoskodó, parttalan fejtegetés, amelyből nehezen hámozható ki, hogy mit is akarunk.
A benyújtott csomag legyen jól kezelhető, áttekinthető. Az eredeti és másolati példányok legyenek egyenként fűzve, egy-egy példány jó ha önmagában is tagolt: elválik a tartalmi rész (pályázati adatlap, tervezett költségvetés) és a mellékletek (alapító okirat, könyvviteli kivonatok).
Ügyeljünk a pályázati kiírásban foglaltak pontos betartására - az EU-ban bizonyos dolgokat komolyabban vesznek, mint Magyarországon (másokat kevésbé). A pályázatok leadási határideje percre pontosan értendő, és általában nem a postai bélyegző dátuma számít, hanem az, hogy mi van a hivatal asztalán az adott percben. A pályázati dokumentumok legyenek aláírva a megfelelő helyeken a megfelelő személyek által. A formai és tartalmi elvárások a pályázati kiírásból is kiderülnek, de ha kétségeink lennének, érdemes megkeresni a pályáztató hatóság munkatársait vagy honlapját, és segítséget kérni.
Ki pályázik?
Ha mások számára írunk pályázatot, ellenőrizzük, hogy a pályázó szervezet beleesik-e a támogatás jogosultsági körébe. Gyakoriak a csak nonprofit jellegű szervezeteknek szóló pályázatok. Ha több szervezet tervez megvalósítani egy projektet, a jogosultság minden bevont partner esetében vizsgálandó.
A pályázó bemutatásánál koncentráljunk azokra az elemekre, amelyekről tudjuk, hogy az értékelésnél előnyt jelentenek. Ez is kiderül a pályázati kiírásból, amennyiben az tartalmazza a pályázatok minősítéséhez a döntnökök által használandó értékelési táblázatot. Ebben tételesen fel van sorolva, hogy mire kaphat pontot a pályázó és hányat.
Mit? Kinek?
Gondoljuk végig, hogy a tervezett tevékenység célja megfelel-e a program által támogatottaknak. Ne próbáljuk meg a projekt leírásába belesűríteni a program célkitűzéseinek teljes skáláját. Hiteltelenné válik a terv, ha semmitmondóak a céljai. Legyen kevesebb, de konkrét cél, jól azonosítható célcsoporttal, ha lehet, mérhető eredményekkel. Elkerülendők az "ötvenezer kiadvány készül majd" vagy "egymillió rádióhallgató hallja majd, név szerint…" és hasonló formulák.
Mennyiből?
A költségvetés a projekt egyik legérzékenyebb része. Olyasmire kérjünk támogatást, amire a terv megvalósításához feltétlenül szükség van. Reális árakon tervezzük a beszerzéseket, a résztvevőknek reális béreket ütemezzünk.
Ne akarjuk mindenáron kitölteni a pályázható összeg-kereteket. Aki sokat markol, az ugye…
A költségvetésre vonatkozó szabályok betartása és annak belső - számszaki - konzisztenciája különösen fontos. A pályázati felhívások sok esetben korlátokat rögzítenek a költségtípusok arányaira vonatkozóan. Például az eszközbeszerzések nem haladhatják meg a teljes projektköltségvetés megadott százalékát. A költségvetésre vonatkozó ilyen típusú szabályok be nem tartása általában a pályázat formai okokból való érvénytelenítését vonja maga után.
Az idő pénz
A pályázatírás ütemezésénél igyekezzünk elég időt hagyni a munka lezárására. Kollégáinknak, akik munkájukkal hozzájárulnak a pályamű elkészítéséhez, nyugodtan hazudjunk egy héttel a valós előtti végső leadási határidőt. El fog röppenni az extra hét a mű csiszolgatásával, a költségvetés ellenőrző átszámolásával, fénymásolással.
Egy jó pályázat
Nem túl eredeti, de igaz: egy pályázat minősége jól tesztelhető, ha odaadjuk egy majdnem-laikusnak elolvasásra. Ha a dolgozat felkelti az érdeklődését, a projektet célravezetőnek tartja és a költségvetésben is eligazodik, akkor biztos, hogy valami jót hoztunk létre. Ez akkor is öröm, ha támogatást nem nyerünk vele. Úgyis van mindig második kör, amikor ismét be lehet adni. Ne adjuk fel!